Papier muss nicht sein: Mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen Hotels und Gastrobetriebe Verträge digital und vereinfachen ihr Arbeitsleben. Der Prozess ist einfach. Lesen Sie selbst.
Später Nachmittag im Schweizer Mittelland: Silvia Schmid, HR-Verantwortliche eines Hotels, zückt ihr Smartphone. Mit einem Fingerabdruck identifiziert sie sich in der Signatur-App, lädt den Vertrag für die neue Mitarbeitende hoch und unterschreibt digital. Die zukünftige Mitarbeitende und die Geschäftsführerin erhalten eine E-Mail, um ebenfalls digital zu unterzeichnen. Silvia lehnt sich zurück. Sie erinnert sich an frühere Zeiten, als sie Verträge auf Papier per Post verschicken musste. Das Ausdrucken, Unterschreiben, Verschicken und Scannen kostete viel Zeit. Diesen Zeiten trauert sie nicht nach.
Qualifizierte Signatur statt Handschrift
Seit dem 1. Januar 2017 ermöglicht das Bundesgesetz über die elektronische Signatur das digitale Unterschreiben mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Zur Nutzung der QES muss sich eine Person einmalig bei einem vom Bund anerkannten Anbieter mit einem Ausweis identifizieren. Danach erhält sie ein Zertifikat, mit dem sie Dokumente digital unterschreiben kann. Mit der QES hat Silvia Schmid die Gewähr, dass der Vertrag nicht manipuliert wurde. Sie kann die Gültigkeit der Signaturen prüfen und weiss dank des Zeitstempels genau, wer wann unterschrieben hat. Nur Dokumente, die notariell beglaubigt werden müssen, können derzeit nicht elektronisch unterzeichnet werden.
Zeit und Kosten sparen
Die digitale Unterschrift ermöglicht es Silvia Schmid, den gesamten Vertragsprozess ihres Hotels zu digitalisieren und die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Medienbrüche durch Ausdrucken und Einscannen gehören der Vergangenheit an. Dies spart Kosten für Papier, Porto und Druck sowie vor allem Zeit, die nun für sinnvollere Tätigkeiten genutzt werden kann. Silvia Schmid hat sich wieder anderen Aufgaben zugewandt. Gegen Arbeitsschluss sieht sie auf ihr Smartphone und erfährt, dass der Vertrag von der neuen Mitarbeitenden und der Geschäftsführerin unterzeichnet wurde. Sie freut sich über die Verstärkung für den Betrieb.
Schritte zur QES
Der Prozess zur digitalen Unterschrift ist einfach:
Auswahl eines anerkannten Anbieters.
Einmalige Identifikation für das Zertifikat, seit 2022 digital möglich.
Hochladen des PDF-Dokuments über eine App oder den Browser.
Hinzufügen von Unterschriftsfeldern für weitere Personen.
Digitale Unterschrift in der App.
Die beteiligten Personen werden benachrichtigt und unterschreiben ebenfalls digital. Nach der Unterzeichnung kann das Dokument heruntergeladen und abgelegt werden. Die Signaturen können jederzeit über den Validator des Bundes überprüft werden.
Folgende Beispiele zeigen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der qualifizierten elektronischen Signatur:
HR-Abteilungen: Arbeitsverträge, Personalreglemente, Protokolle von HR-Gesprächen, Arbeitszeitprotokolle, Kündigungen, Weiterbildungsanträge, Arbeitszeugnisse
Hoteladministration: Buchungsbestätigungen bei Pauschalreisen, Meldeschein bei Check-in, Veranstaltungsverträge, Lieferantenverträge
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