​Firmare i documenti in formato digitale? Ma certo!

Addio alla carta. Con la firma elettronica qualificata (FEQ), gli hotel e gli esercizi di ristorazione firmano contratti in modo digitale, semplificando così il proprio lavoro. Il processo è semplice. Legga per scoprirlo lei stesso.

È tardo pomeriggio e ci troviamo nell’Altopiano svizzero: Silvia Schmid, responsabile HR di un hotel, tira fuori il suo smartphone. Con la sua impronta digitale si identifica nell’app per la firma digitale, carica il contratto per la nuova collaboratrice e lo firma digitalmente. La futura collaboratrice e l’amministratrice delegata riceveranno un’e-mail per apporre a loro volta la propria firma digitale.
Silvia può tirare un sospiro di sollievo. Ricorda i tempi in cui doveva spedire i contratti cartacei per posta. Stampare, firmare, inviare e scansionare tutto richiedeva molto tempo. Quei tempi non le mancano.

Firma qualificata al posto della firma autografa

Dal 1° gennaio 2017 la Legge federale sulla firma elettronica consente di firmare digitalmente con una firma elettronica qualificata (FEQ), equiparata alla firma autografa. Per utilizzare la FEQ, è necessario identificarsi una tantum presso un prestatore riconosciuto, presentando la propria carta d’identità. Successivamente si riceverà un certificato con il quale poter firmare digitalmente i documenti.
Grazie alla FEQ, Silvia Schmid ha la garanzia che il contratto non sia stato manipolato. Può verificare la validità delle firme e grazie alla marca temporale sa esattamente chi ha firmato e quando. Attualmente non è possibile firmare elettronicamente solo i documenti che devono essere autenticati da un notaio.

Risparmiare tempo e denaro

La FEQ consente a Silvia Schmid di digitalizzare l’intero processo contrattuale del suo hotel e di semplificare la collaborazione. I mille passaggi dovuti alla stampa, alla scansione e all’invio per posta appartengono ormai al passato. In questo modo si risparmia sui costi della carta, delle spese di spedizione e della stampa, ma soprattutto tempo che può essere impiegato per attività più sensate.
Silvia Schmid torna a dedicarsi ad altre mansioni. Verso la fine della giornata, guarda lo smartphone e scopre che il contratto è stato firmato da entrambe le parti. È contenta di aver trovato finalmente dei rinforzi per il team.
 

I passaggi per ottenere la FEQ

Il processo per la firma digitale è semplice:

1. Scelta di un fornitore riconosciuto.
2. Identificazione una tantum per il certificato, possibile per via digitale dal 2022.
3. Caricamento del documento PDF tramite un’app o il browser.
4. Aggiunta di campi per la firma di altre persone.
5. Firma digitale nell’app.

Le persone coinvolte vengono informate e appongono la propria firma digitale. Dopo essere stato firmato, il documento può essere scaricato e archiviato. Le firme possono essere verificate in qualsiasi momento tramite il validatore della Confederazione.

I seguenti esempi illustrano le molteplici applicazioni possibili della FEQ:

Reparto HR: Contratti di lavoro, regolamenti del personale, verbali di colloqui con il personale, registri degli orari di lavoro, avvisi di licenziamento, richieste per corsi di formazione professionale, certificati di lavoro

Amministrazione hotel: Conferme di prenotazione per pacchetti vacanze, modulo di registrazione per il check-in, contratti per eventi, contratti con i fornitori

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