​Signer numériquement des documents? Mais bien sûr!

Le support papier n’est plus indispensable: avec la signature électronique qualifiée (SEQ), les hôtels et restaurants signent leurs contrats de manière numérique et simplifient ainsi leur activité professionnelle. Le processus est simple. Lisez par vous-même.

Fin d’après-midi sur le Plateau suisse: Silvia Schmid, responsable des ressources humaines d’un hôtel, sort son smartphone. Elle s’identifie avec une empreinte digitale dans l’application de signature, télécharge le contrat de la nouvelle collaboratrice et le signe numériquement. La future collaboratrice et la directrice reçoivent un e-mail pour signer également de manière numérique.
Silvia se penche en arrière. Elle se souvient de l’époque où elle devait envoyer des contrats sur papier par courrier postal. L’impression, la signature, l’envoi et la numérisation prenaient beaucoup de temps. Elle ne regrette pas ces temps-là.

Signature qualifiée au lieu de l’écriture manuscrite

Depuis le 1er janvier 2017, la loi fédérale sur la signature électronique permet de signer numériquement avec la signature électronique qualifiée (SEQ), qui a la même valeur que la signature manuscrite. Pour utiliser la SEQ, une personne doit s’identifier une seule fois auprès d’un fournisseur reconnu par la Confédération au moyen d’une pièce d’identité. Elle reçoit ensuite un certificat lui permettant de signer des documents de manière numérique.
Avec la SEQ, Silvia Schmid a la garantie que le contrat n’a pas été manipulé. Elle peut vérifier la validité des signatures et sait exactement qui a signé et quand grâce à l’horodatage. Seuls les documents devant être authentifiés par un notaire ne peuvent pas être signés numériquement actuellement.

Gain de temps et d’argent

La signature électronique permet à Silvia Schmid de numériser l’ensemble du processus contractuel de son hôtel et de simplifier la collaboration. Les ruptures de support dues à l’impression et à la numérisation appartiennent au passé. Cela permet d’économiser des frais de papier, de port et d’imprimante, et surtout du temps, qui peut désormais être utilisé pour des activités plus utiles.
Silvia Schmid s’est entre-temps tournée vers d’autres tâches. Vers la fin de son travail, elle consulte son smartphone et voit que le contrat a été signé par la nouvelle collaboratrice et la directrice. Elle se réjouit du renfort pour l’entreprise.
Étapes vers la SEQ
Le processus de signature électronique est simple:

1. Sélection d’un prestataire reconnu
2. Identification unique pour le certificat, possible de manière numérique depuis 2022
3. Téléchargement du document PDF via une application ou le navigateur
4. Ajout de champs de signature pour d’autres personnes
5. Signature numérique dans l’application

Les personnes concernées sont informées et signent également de manière numérique. Une fois signé, le document peut être téléchargé et archivé. Les signatures peuvent être vérifiées à tout moment via le validateur de la Confédération.

Les exemples suivants illustrent les multiples possibilités d’utilisation de la signature électronique qualifiée:

Départements des ressources humaines: Contrats de travail, règlements du personnel, procès-verbaux d’entretiens RH, procès-verbaux d’heures de travail, résiliations, demandes de formation continue, certificats de travail

Administration de l’hôtel: Confirmations de réservation pour les voyages à forfait, bulletin d’inscription à l’enregistrement (check-in), contrats d’événements, contrats de fournisseurs

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